以前、こういうブログ記事を書きました。
仕事をしている際、クライアントの中には、やたらと電話でコミュニケーションを取りたがる人がいます。
正直に言わせていただきますが、ボクたちはそうしたクライアントを好ましく思いません。
では、その理由を詳しく説明しましょう。
電話は相手の時間を奪う可能性がある
電話をかける側からすれば、疑問や要望を即座に伝えられる利点があります。
しかし、受ける側に目を向けてみてください。
受ける側は電話がかかってくるのを待つわけではありません。
作業中に突然の電話が掛かってくることがあり、これは不意打ちとなります。
相手の作業ペースを乱すことも考えられます。
電話をかける前に、相手の状況を考慮し、適切なタイミングでコンタクトを取ることが重要です。
この配慮がない場合、印象が悪くなりかねません。
あのホリエモンも同じ考えの人でした。
「電話ほど時間をとられるアホな連絡手段はないと思う」と言っています。
電話をすることによって生まれ得る数秒が無駄だそうです。
数秒が積み重なれば数分、数時間になりますからね。
あとは、いきなりの電話で自分の作業ペースが崩れることも嫌だそうです。
電話を頻繁に利用するのは営業マンの特徴
ボクの経験から言えば、電話好きな人というのは主に営業マンです。
営業は常に忙しいイメージがあり、相手の都合を考える余裕が少ないかもしれません。
また、営業マンは文章でのコミュニケーションが苦手な傾向があり、電話を使いたがることがあります。
しかし、文章にまとめることはプロフェッショナルの一環であり、電話だけで終わらせるべきではありません。
電話だけでは不十分な場合も多い
電話での会話が終わった後、要件や取り決めはメールで確認することが必要です。
電話での情報は後で参照できないため、メールを通じて正確な記録を保つことが重要です。
クライアントとして、この基本的なビジネスマナーを守ることは当然であり、電話だけで終わらせようとする姿勢は好ましくありません。
クリエイターにとってメールが好ましい
特にWebデザイナーやイラストレーター、プログラマーなど、デジタルメディアを使用して仕事をするクリエイターは、電話よりもメールの方が好まれます。
メールは要件を確認し、トラブルが生じた場合には証拠として役立ちます。
このような職種のクリエイターは、電話よりもメールを使うことを好みます。
最適な対応方法は？
最後に、電話を嫌うクリエイターが納得する、電話の流れを以下にまとめてみたいと思います。
1. 確認メールを送る
電話をかける前に、相手の都合を尊重し「30分後に電話をかけてもいいでしょうか？」とメールで確認します。
5分後や1時間後では都合が悪いことも考慮し、30分が適切なタイミングです。
2. 時間を守る
約束の時間に電話をかけることが大切です。
相手が電話を嫌がるほど、予め決めた時間を守りましょう。
このルールに従うことで、信頼関係を築けます。
3. 備忘録メールを送る
電話での内容を確認したら、備忘録メールを送信して、話した内容を文書化しましょう。
これは電話を希望した側の責任でもあります。
クライアントに対するプロのアプローチとして、重要な手続きです。
結論
電話をかけるクライアントに対して、適切なマナーとルールを守ってコミュニケーションを取ることが重要です。
仕事を選ぶ権利があるからこそ、相手のスタイルに合わせた柔軟な対応が求められます。
電話の使用方法を工夫し、円滑なコミュニケーションを築くことが、良い仕事関係の鍵となるのではないでしょうか？
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